End-to-end digitalisering van een muziekwinkel
Case Study: Geïntegreerd retailsysteem
Voor Casa Guitarra implementeerde ik een geïntegreerd Odoo-ecosysteem voor winkel en webshop, met maatwerk, eigen hosting en lagere operationele kosten als basis voor groei.
Achtergrond
Casa Guitarra (voorheen Guitarerro Boutique) begon als een atelier met een webshop, maar groeide uit tot een fysieke winkel in Amsterdam met een breed assortiment aan akoestische gitaren. De overgang naar een winkel betekende nieuwe logistieke en administratieve eisen:
Kassasysteem met pinautomaten
Centraal voorraadbeheer
Professionele boekhouding en facturatie
Verzendautomatisering
De bestaande situatie bestond uit losse systemen, waaronder Shopify. Deze opzet leidde tot extra werk, hogere maandkosten en een gebrek aan koppelingen tussen systemen.
Casa Guitarra wilde één geïntegreerd platform waar alle processen samenkomen én flexibel kunnen meegroeien.
Probleemomschrijving
De belangrijkste uitdagingen waren:
Geen centraal systeem
Handmatige invoer en dubbele administratie tussen webshop, kassasysteem en voorraadbeheer.
Hoge abonnementskosten bij losse software
Shopify en een losse POS-oplossingen met koppelingen zijn duur en niet geïntegreerd.
Behoefte aan automatisering
Pakketzendingen automatisch aanmelden bij DHL en UPS; automatisch genereren en versturen van facturen.
Vrijheid in hardwarekeuze
Geen vendor-lock-in met verplichte, kostbare hardware verbonden aan de softwareleverancier.
Transactiekosten bij hoge bonbedragen
Voor gitaarverkoop zijn veel payment providers te duur. Worldline was wenselijk, maar vereist technische integratie.
Professionele uitstraling in lijn met de huisstijl
Denk aan kassabonnen, e-mails, facturen en een webshop die passen bij de huisstijl van de onderneming.
Doelen en eisen
Aan de hand van een aantal gesprekken zijn de volgende eisen en wensen geïnventariseerd:
- Eén systeem voor POS, voorraad, boekhouding, webshop en CRM
- Koppeling met Worldline pinautomaten
- Webshop op maat in de huisstijl
- Business Intelligence dashboard
- Uitbreidbaarheid door modules en maatwerk
- Ondersteuning voor e-invoicing (o.a. vereist door de Gemeente Amsterdam)
- Integratie met DHL en UPS voor verzending
- Volledige controle over hosting en hardware (open ecosysteem)
Oplossing
Gezien de bovenstaande eisen was Odoo de ideale oplossing: een modulair systeem dat POS, ERP, e-commerce en boekhouding combineert, met ruimte voor maatwerk.
Mijn werkzaamheden bestonden onder andere uit:
Volledige Odoo-implementatie
Ik heb een volledige Odoo-implementatie gerealiseerd waarin POS, boekhouding, voorraadbeheer, CRM en webshop zijn geïntegreerd. De oplossing draait op eigen hosting via het beheerpaneel Dockge, waarbij de klant zelf toegang heeft om de software te beheren en inzicht te houden in het systeem.
Maatwerkfunctionaliteit
Voor deze implementatie heb ik Odoo-modules op maat ontwikkeld, afgestemd op zowel de user interface als de technische vereisten van de webshop. Daarnaast zijn bonnen, facturen en klantcommunicatie volledig in de huisstijl vormgegeven. Op de kassacomputer is aanvullend Python-maatwerk ontwikkeld voor het customer-facing display.
Migratie en dataoverdracht
De bestaande Shopify-omgeving is volledig gemigreerd naar Odoo, inclusief productdata, voorraadgegevens en webshopcontent.
Betaaloplossing
Voor fysieke betalingen is een integratie met Worldline gerealiseerd; voor de webshop is een koppeling met Mollie opgezet voor iDEAL- en creditcardbetalingen.
Verzenden en automatiseren
De verzendprocessen zijn geïntegreerd met DHL en UPS, waardoor verzendlabels automatisch kunnen worden aangemaakt. Daarnaast zijn geautomatiseerde workflows ingericht voor orderverwerking en voorraadupdates, wat handmatige handelingen aanzienlijk vermindert.
Volledige eigen hardwarekeuze
De kassacomputer, bonprinter en pinterminal zijn geïmplementeerd zonder vendor lock-in, waardoor volledige flexibiliteit behouden blijft. Er is bewust gekozen voor refurbished hardware, zowel vanuit duurzaamheidsoverwegingen als om kosten te kunnen besparen.
Technische ontwikkeling
Een aantal hoogtepunten uit de technische implementatie zijn:
POS-kassacomputer
- Ontwikkeling van eigen Python-modules voor het klantendisplay
- Bidirectionele communicatie opgezet met bonprinter en Worldline terminal
Webshop templating
- Aanpassingen aan productpagina’s, navigatie en checkout UI aan de hand van eigen XML-templates
- Conversie optimalisatie
- Custom widgets
Backend automatisering
- Automatische factuurgeneratie
- Triggers voor e-mails aan klanten
- Integratie met verzend-APIs, waaronder DHL en UPS
E-mailtemplates
- In lijn met huisstijl
- Voor bestellingen, offertes, betalingen en facturen
Hosting & DevOps
- Dockge webpaneel voor het beheren van Odoo en de database (PostgreSQL)
- De beheeromgeving biedt opties voor het veilig herstarten, back-uppen en monitoren van de software
Impact
De resultaten voor Casa Guitarra zijn concreet en merkbaar:
Meerdere uren per week bespaard
O.a. dankzij automatische facturatie, verzendlabels en centraal voorraadbeheer.
Jaarlijkse kostenreductie van duizenden euro’s
Door afscheid te nemen van Shopify en losse betaalsystemen.
Schaalbaar fundament
Nieuwe modules kunnen eenvoudig worden toegevoegd bij groei.
Professionele uitstraling
Webshop, facturen, e-mails en bonnen zijn consistent met de huisstijl.
Flexibiliteit in hardware
De keuze voor refurbished apparatuur heeft duizenden euro’s bespaard.
Hosting in eigen beheer
De klant behoudt volledige controle, zonder afhankelijkheid van SaaS-platforms.
Leerpunten
Tijdens de implementatie zijn een aantal belangrijke leerpunten naar voren gekomen die waardevol zijn voor toekomstige projecten:
Worldline-onboarding kost tijd, maar loont
De onboarding bij Worldline neemt doorgaans meer tijd in beslag dan verwacht. In dit project was die investering het waard, omdat de transactiekosten bij hoge bonbedragen structureel lager uitvallen.
Odoo POS-releases verschillen in stabiliteit
De stabiliteit van Odoo POS kan per release variëren, vooral in combinatie met specifieke hardware en maatwerk. Daarom is het verstandig updates altijd eerst in een stagingomgeving te testen voordat het live gaat.
Refurbished hardware is een slimme besparing
Refurbished apparatuur kan kosten flink reduceren zonder in te leveren op kwaliteit, mits je werkt met betrouwbare leveranciers. Zo combineer je kostenvoordeel met duurzaamheid.
Self-hosting geeft maximale vrijheid, maar vraagt een DevOps-basis
Hosting in eigen beheer biedt meer controle en flexibiliteit, maar vereist een solide DevOps-fundament met monitoring, back-ups en beheerprocedures. Met een beheerpaneel blijft dat beheer overzichtelijk en beheersbaar voor de klant.