Automatisering van toestemmingsprocessen bij faillissementen
Case study: Insolventie dashboard
Voor Firm & Finance Advocaten ontwikkelde ik een geautomatiseerd dashboard dat in faillissementen grote klantenbestanden AVG-proof verwerkt, toestemmingen registreert en realtime inzicht biedt, met aanzienlijke tijdwinst en minder fouten als resultaat.
Probleemomschrijving
Wanneer een faillissement wordt uitgesproken, wil een aangestelde curator soms het klantenbestand van de gefailleerde onderneming verkopen aan een overnemende partij. Dit mag alleen wanneer alle klanten hier toestemming voor geven.
De kernvragen zijn in dat geval:
- Hoe verstuur je duizenden e-mails op basis van een geëxporteerde database uit een faillissement?
- Hoe registreer je elke toestemming betrouwbaar en AVG-proof?
- Hoe voorkom je dat een secretariaat dagen bezig is met handmatig verwerken?
Een PDF versturen en hopen dat het correct wordt ingevuld, geretourneerd en geregistreerd werkt simpelweg niet op deze schaal. Curatoren hadden behoefte aan automatisering, overzicht en zekerheid.
Achtergrond
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist expliciete toestemming van klanten voor de verkoop van het klantenbestand. In de praktijk betekent dit: alle klanten benaderen, toestemmingen registreren en kunnen aantonen wie akkoord is gegaan.
Voor een curator kan dat oplopen tot het benaderen van tienduizenden klanten. Daarbij speelt:
Tijd
Een secretariaat is bij een conventioneel werkproces dagen tot weken bezig.
Foutenrisico
Handmatige registratie is onbetrouwbaar ten opzichte van een geautomatiseerd proces.
Onderhandelingspositie
Curatoren moeten inzicht kunnen geven in het aantal toestemmingen richting de overnemende partij.
Overdracht
Uiteindelijk moet er een schone dataset worden geleverd met alleen de klanten die toestemming hebben gegeven.
Firm & Finance Advocaten zocht een manier om dit proces schaalbaar, betrouwbaar en juridisch verantwoord te maken.
Doelen en eisen
De wensen van het kantoor vertaalden zich naar een concreet ontwerp:
- Een dashboard waarin ieder faillissement een eigen projectmap krijgt
- Inladen van de klantendatabase uit het failliet (ondersteuning voor meerdere bestandsformaten)
- Automatisch versturen van toestemmingsformulier op basis van een mailtemplate
- Unieke link per klant naar het toestemmingsformulier voor correcte koppeling en automatische registratie
- Mogelijkheid om te filteren op selecties binnen de database
- Realtime inzicht in verzonden, geopende en bevestigde toestemmingen
- Downloadbare export van alleen de klanten die toestemming gaven
- Volledige verwerking van alle data binnen de EU om AVG-compliance te vereenvoudigen
Oplossing
In het dashboard kan de curator:
De klantendatabase inladen
De data wordt getabuleerd en gekoppeld aan het faillissementsdossier.
Toestemmingsformulieren genereren
Via één knop kunnen alle klanten of specifieke subgroepen worden aangeschreven.
Toestemming automatisch registreren
Iedere klant ontvangt een unieke link naar een formulier waarop digitaal toestemming wordt verleend. De registratie wordt direct verwerkt in de database.
Betrouwbare uitstraling
Het toestemmingsformulier staat op een betrouwbare link van het kantoor, vormgegeven in de huisstijl.
Realtime statistieken
Diagrammen in het dashboard tonen het aantal verzonden en geopende e-mails en de ontvangen toestemmingen.
Export van schone dataset
Alleen klanten die toestemming hebben gegeven worden opgenomen in een export die aan de koper wordt geleverd.
Technische ontwikkeling
De technische stack is gekozen met het oog op snelheid, schaalbaarheid en betrouwbaarheid. Een aantal hoogtepunten uit de technische implementatie zijn:
Front-end
- IBM Carbon Design System voor consistente, professionele UI-componenten
- Tabulator voor effectieve tabelweergave, filtering en data-analyse
Back-end
- Node.js (Express) als kern van de applicatie (API)
- MongoDB voor flexibele opslag van klantrecords per faillissementsproject
- Redis en BullMQ zijn gebruikt voor het beheer van een wachtrij, met name voor grote e-mailopdrachten. De spreiding voorkomt overbelasting van de mailserver en verhoogt deliverability.
E-mailverwerking
Veel Amerikaanse partijen bieden transactionele e-maildiensten aan, maar vanwege AVG- en databeveiligingseisen was EU-hosting cruciaal. Daarom is gekozen voor een eigen e-mailserver met:
- Postal e-mailsoftware, gehost in de EU
- Postal biedt ondersteuning voor tracking van succesvol verzonden e-mails en geopende e-mails
Dit gaf volledige controle over het verwerken van de data én het verbeterde de rapportage van de data.
Toestemming via externe server
De toestemmingspagina draait op een aparte omgeving, specifiek ingericht op het advocatenkantoor en de huisstijl. Het proces verloopt technisch als volgt:
- Iedere klant krijgt een unieke link
- De toestemmingswebsite registreert de handtekening
- Een webhook koppelt dit terug aan het dashboard
- Alle digitale handtekeningen worden automatisch opgeslagen en zijn exporteerbaar
Impact
Het dashboard is inmiddels ingezet bij meerdere faillissementen en heeft duizenden klanten van gefailleerden aangeschreven. Het biedt de volgende voordelen:
Meer dan 1 week tijdwinst per faillissement
Conventionele processen van het secretariaat zijn nu geautomatiseerd.
Foutloze registratie
Geen fouten meer in de registratie van toestemmingen.
Aantoonbare AVG-compliance
Het systeem borgt volledige traceerbaarheid van communicatie en toestemming, conform AVG-eisen.
Betere onderhandelingspositie
Realtime statistieken versterken de positie van de curator in onderhandelingen.
Snellere overdracht
Schone, juridisch correcte datasets kunnen na exporteren direct worden overgedragen.
Data volledig binnen de EU
Alle verwerking en opslag van persoonsgegevens vindt plaats binnen de EU, wat risico’s rondom buitenlandse cloudproviders uitsluit.
Leerpunten
Dit project laat zien hoe belangrijk het is om vóó de ontwikkeling diep in de werkprocessen te duiken. Door mee te lopen met de curatoren werd duidelijk waar de grootste tijdverslinders en risico’s zaten, wat leidde tot een ontwerp dat direct aansloot op de dagelijkse praktijk.
Twee technische keuzes maakten een groot verschil:
Gebruik van bestaande UI-componenten en tabelsysteem Tabulator
Door IBM Carbon voor de user interface en Tabulator voor de tabellen in te zetten, kon de focus liggen op functionaliteit in plaats van front-end bouw.
Queuing met BullMQ en Redis
Het inbouwen van een wachtrij is essentieel voor de schaalbaarheid en het veilig uitdraaien van grote e-mailvolumes.